Как выбрать конференцию в медицине – интервью с организатором онкофорума “Белые ночи”
Анастасия Аввакумова, заведующая отделом организации научно-практических мероприятий ФГБУ «НМИЦ онкологии Н.Н. Петрова» Минздрава России, рассказала НаПоправку, зачем нужны конференции в медицине и как получить от них максимум. Анастасия более 5 лет организует медицинские мероприятия и конгрессы, а сейчас руководит командой Петербургского международного онкологического форума «Белые ночи».
Мероприятия «НМИЦ онкологии Н.Н. Петрова»
Как и все национальные медицинские центры, каждый год мы составляем план мероприятий. Его утверждает Минздрав. Темы для ежегодных и разовых конференций выбирают заведующие отделениями и врачи. В план на 2019 год мы изначально включили 54 события, но, по моим расчетам, к концу года проведем около 80 мероприятий.
Трансляции
Многие организаторы мероприятий боятся, что из-за трансляции никто не придет в зал, но это – достаточно устаревшая точка зрения. Наш центр одним из первых начал вести онлайн-трансляции мероприятий. Сейчас Минздрав ставит задачу всем ЛПУ, а особенно федеральным центрам, развивать телемедицинские технологии. Большинство мероприятий (если это возможно) мы выводим в эфир, прежде всего доклады, показательные операции и процедуры.
Некоторые форматы мероприятий просто невозможно вывести в интернет. К примеру, хирургические мастер-классы «hands-on», что называется «с постановкой руки», когда в операционную допускается небольшая группа врачей, которые вместе осваивают манипуляцию. На них ученик стоит в непосредственной близости от преподавателя.
Соотношение зрителей в зале и в онлайн-трансляции зависит от мероприятия. На «Белые ночи» абсолютное большинство участников приезжает, так как это грандиозная площадка общения. Участники знакомятся и налаживают связи. Но опять же: многие после конференции заходят на сайт и смотрят доклады, которые пропустили. Форум огромный, 13 залов, 4 дня. Даже если участник составил подробное расписание, что-то пройдет мимо. Некоторые даже сидят в одном зале и на смартфоне параллельно смотрят, что происходит в других.
На конференциях поменьше иногда есть небольшой перевес в пользу онлайн-трансляций, потому что не все зрители помещаются в залах нашего центра. К тому же центр расположен в Петербурге, но за КАД. Не все готовы ехать далеко. Но наш, казалось бы, недостаток (отдаленное расположение) позитивно повлиял на развитие онлайн-мероприятий. Возможно, если бы мы работали в центре Петербурга, то трансляции наших мероприятий развивались бы не так стремительно.
Уникальные особенности «Белых ночей»
- «Белые ночи» проходят после профильного зарубежного конгресса, на котором презентуются многие инновации и достижения. Люди приезжают из-за границы, привозят впечатления и новые практики. И мы оказываемся первым российским конгрессом, где их можно обсудить. Те, кто не поехал за границу, могут приехать к нам, и услышать равный по ценности контент.
- Мы гордимся, что у «Белых ночей» некоммерческий характер программы. Часто на конференциях большинство ключевых экспертов выступают только в коммерческой программе с аффилированными докладами. Мы же стараемся самостоятельно формировать пул «хэдлайнеров», основываясь на научной ценности их опыта, а наши партнеры и спонсоры помогают нам организовать их приезд.
- Единственное в России мероприятие формата междисциплинарного международного конгресса, демонстрирующее такое количество телемостов с «живой хирургией».
В онкологии мы начали вести хирургические трансляции одними из первых. До этого они уже получили развитие в других сферах, например, эстетической медицине и пластической хирургии. Многие мероприятия до сих пор не используют такой формат, ограничиваются только чтением докладов. На мой взгляд, это сразу снижает качество контента и популярность конференции у врачей.
Этим летом после «Белых ночей» почти каждую неделю у нас проходили эфиры из операционных. Несмотря на лето, получили рекордные просмотры. Сегодня трансляции мероприятий в нашем НМИЦ мы уже обеспечиваем полностью самостоятельно, силами внутренних специалистов. Нам удалось сформировать в НМИЦ им. Н.Н. Петрова прекрасную медиагруппу в IT-отделе. Коллеги замечательно справляются и постоянно совершенствуют качество видеоконтента.
На «Белых ночах» пользуемся услугами компании «Медиа Арена». Найти подрядчика, который может провести качественную трансляцию, крайне трудно. Врачам нужна грамотно срежиссированная трансляция с картинкой высочайшего качества и с ультранизкой задержкой для комфортного общения с аудиторией, поэтому медицинскую демонстрацию нельзя провести через скайп или подручными средствами. При операции важны цвет крови, тканей, ракурсы. При съемке нужно не помешать хирургу и операционной бригаде, при этом максимально информативно показать процесс.
Сейчас врачи чаще ездят на международные мероприятия. За границей культура и история конференций гораздо богаче. Доктора видят иностранные конгрессы, видят качество трансляций и хотят то же самое у себя в стране. Мы пытаемся догонять. На моей памяти были случаи, когда иностранные спикеры даже отказывались читать лекцию, если характеристики проектора не позволяли отображать фотографию в нужном качестве. Они опасались, что до аудитории не получится донести, почему было выбрано именно такое лечение. Если зона будет чуть-чуть краснее или желтее, тактика лечения может измениться.
Компания «Медиа Арена» – наш многолетний партнер по обеспечению Форума «Белые ночи» – накопила огромный опыт, работала с разными направлениями медицины, что помогает ей справляться с задачами разного уровня. Есть подрядчики, которые отлично справляются с небольшими мероприятиями на один-три зала, но нам из-за масштаба не подходят. Также в сфере широко известны ресурсы, специализирующиеся на съемке и демонстрации лекций для медиков, например: 1med.tv, uro.tv, endoscop.tv, med-edu.ru, meduniver.com и др. Однако их опыта не хватает для качественной многозальной работы.
Сообщество
Мы приучаем участников конференций постоянно взаимодействовать с НМИЦ онкологии Н.Н. Петрова. Стараемся сформировать сообщество. Информируем с помощью рассылок, а удерживаем качественным контентом и уникальными спикерами. Можно сколько угодно использовать маркетинговые приемы, но, если человек пришел на конференцию, а выступления разочаровали, он не вернется.
Также используем интернет-рекламу, оповещение в социальных сетях. Телефонные обзвоны не ведем из-за специфики нашей аудитории. Врачи постоянно заняты (приемы, операции), и не стоит отвлекать их лишний раз звонками. В нашем случае контент решает все. Когда участник осознает ценность того, что он услышит, ему достаточно одного напоминания о конференции. Врачи – не та аудитория, с которой работают уловки и заманивание. Они ценят свое время, ведь их время – это жизни пациентов. НМИЦ онкологии Н.Н. Петрова – это уже гарантия качества конференции. И если человеку интересна тема, он придет.
Что конференции дают участникам
Конференции нужны всем специалистам, которые хотят быть хорошими врачами. Конференция – это выход из зоны комфорта, взгляд со стороны на свой мир, взгляд на чужие реальности. Без профессиональной рефлексии невозможно стать хорошим специалистом в любом деле.
Все приходят на форумы и конгрессы с разными целями и уходят иногда, не достигнув одних целей, но реализовав другие. Это касается не только участников, но и компаний-партнеров. Ко мне часто подходят партнеры и говорят, что сделали ставку на одно направление, а получили выгоду от другого, от которого и не ждали, и гораздо больше.
Даже докладчики приходят с разными намерениями. Для одних участие – это вложение в имидж, для других – шанс поделиться знаниями. Но выигрывают все, даже руководители клиник, которые отправляют подчиненных на форумы. Мероприятия – это экономичный вариант профессионального роста. Вы можете потратить много денег на курсы повышения квалификации, на вторые и третьи высшие образования, но не у всех есть такая возможность.
На конференциях обсуждаются самые горячие вопросы, живые практики, которые очень нескоро попадут в учебники и учебные программы. Мероприятия не дают фундаментальные знания, но на них стоит идти за «фишечками», приемчиками, которые передаются от специалиста к специалисту. Их посещают, чтобы услышать название ресурса, имя нужного человека, крохотный «лайфхак».
Помню интервью, когда доктор сказал, что благодаря конференции узнал, как один шовчик зашить немного по-другому. Он практикует 30 лет, этот шов всегда был проблемой, а тут от американца он узнал, что нужно с другой стороны заводить иглу. Это решило множество его проблем, и он считал, что конференция прошла прекрасно.
К сожалению, сама сталкивалась с руководителями, которые не отпускают подчиненных на конференции. Это огорчает. На мой взгляд, стоит не только отпускать, но и формировать культуру поездок на мероприятия, мотивировать сотрудников. Также не стоит требовать подробные отчеты от сотрудника после мероприятия. Они напрочь отбивают желание в чем-то участвовать и проявлять инициативу. Конференция – не то событие, на которое человек приезжает конспектировать все доклады.
Сейчас формируется новая тенденция, которая отразилась и на «Белых ночах». Конференции нужны не только врачам, но и среднему медперсоналу. У нас не один год проходила сестринская сессия, а в этом году мы провели ее в партнерстве с европейской и американской ассоциациями медсестер. Мы получили прекрасную обратную связь. О медсестрах часто забывают, но они важнейшая часть медицинской помощи и лечения. У них есть своя повестка и свои темы для обсуждения.
Различия между российскими и международными конференциями
За рубежом богатая традиция и культура проведения и участия в конференциях. У нас она только формируется. Постепенно приходит осознанность и понимание, что это непростое дело. Аудитория учится вместе с организаторами. Она уже не воспринимает конференцию как дополнительный выходной или формальное собрание для галочки. Мы уходим от формата протокольных заседаний и двигаемся к практической значимости.
Если практики нет, то аудитория просто не собирается. Требуется все более серьезная работа с докладчиками и программными комитетами. Это замечают спикеры и задумываются об улучшении контента своих сообщений и организаторы, которые более тщательно и требовательно начинают подходить к вопросу формирования научного комитета и пула докладчиков мероприятия.
Как выбрать конференцию
Сейчас очень много мероприятий, а время любого профессионала ограничено, поэтому лучше потратить время до и тщательно выбрать конференцию.
- Цена не всегда имеет значение.
Прямой связи между стоимостью участия и качеством конференции нет. Проходят великолепные бесплатные или почти бесплатные форумы, а на очень дорогих порой случаются казусы.
Стоимость часто зависит от направления медицины, страны и сложившейся культуры. Например, в эстетической медицине участие платное и дорогое. Онкологические мероприятия обычно бесплатные или за небольшие взносы. У рядового онколога из региона зарплата скромная, он не может заплатить за участие, но он спасает жизни. Его знания и квалификация крайне важны.
Наши партнеры это тоже понимают, видят в спонсорстве мероприятий социальную миссию. Через конференции они поддерживают развитие и образование российских докторов. Но сделать все события бесплатными нельзя. Если на форуме выступают топовые спикеры, нобелевские лауреаты, организаторам пришлось за это заплатить. Стоимость вашего билета (пусть и небольшая) оплачивает их приезд и доклады.
- С осторожностью относитесь к мероприятиям, которые проводятся впервые.
Организаторы мероприятий работают в условиях повышенной неопределенности. Мы фактически продаем обещания. Обещания, что спикеры приедут, участники придут, стенды построят, оборудование будет работать, и всем все понравится.
Это накладывает отпечаток, и я верю только выполненным обещаниям. Я как профессиональный организатор не пойду на конференцию, которая проводится в первый раз. Оценю фотографии и пострелизы, почитаю итоги, послушаю обратную связь от людей, которые на нее ходили, и на основе этого решу, стоит ли идти во второй раз. К сожалению, пока многие организаторы нарушают обещания, и конференции проходят не так, как хотелось бы.
- Оценивайте фотографии с прошлых конференций.
Есть страшное клеймо организаторов мероприятия – пустые места на фото. Многие для создания эффекта заполненности зала меняют рассадку с «театра» на «класс», то есть расставляют столы и рассаживают людей за эти парты. Если на фото зрители сидят за столами (кроме случаев, когда это необходимо по концепции мероприятия или обусловлено какими-то активностями со зрителями), это сигнал, что на мероприятие не удалось собрать людей.
- Бойтесь акций и промопредложений.
Если организаторы мероприятия дают множество скидок и акций, особенно за неделю-две до события, это тоже маркер. Скорее всего, не получается собрать нужную аудиторию. Это должно вас насторожить.
- Каждый должен заниматься своим делом.
Рынок перенасыщен конференциями, в которых ставку делают на внешнюю атрибутику, а не содержание. Организаторы плохо прорабатывают программу и выступления, что сказывается на контенте. Некоторые event-агентства не видят разницы между развлекательными и профессиональными мероприятиями и смело переключаются с одного формата на другой. Но это два разных направления и две разные профессии.
Перед поездкой на конференцию изучите послужной список организаторов и их специализацию. Если одни и те же люди летом проводят вечеринки или фестивали, а осенью переключаются на деловые конференции – стоит задуматься о том, насколько организаторы погрузились в тематику события и смогли собрать качественный пул докладчиков и ценный контент.
- Социальные сети.
Живость социальных аккаунтов мероприятия и приложений я бы не оценивала. Создать живое сообщество для мероприятия, которое происходит раз в год, почти невозможно. И приложения, и группы в социальных сетях живут ровно столько, сколько живет само событие. Мероприятий много, человек не может столько удерживать внимание. Хорошо, если в остальное время группа выдает качественный тематический контент, но бурной активности и ажиотажа не будет.
- Состав докладчиков.
Хороший сигнал, если у мероприятия из года в год повторяются спикеры (60-70% пула), а общее число выступающих растет за счет новых лиц. С одной стороны, это значит, что спикеры ценят площадку, на которой они выступают. С другой стороны, показывает привлекательность площадки и ее рейтинг у выступающих.
- Темы докладов.
Организаторы должны следить за тем, чтобы докладчики не гастролировали с одними и теми же презентациями по разным конференциям. Ответственные спикеры и лидеры мнений никогда не будут выступать с одним докладом очень много раз. Ценность их опыта как раз в том, что они могут привнести что-то новое в каждое следующее выступление. Поищите в интернете темы докладов конференции, на которую вы решили пойти, сравните список тем с повесткой аналогичных и конкурирующих событий.
Подготовка к конференции
Конференция полезна, если участник получил на ней ответ на свой наболевший вопрос. Тогда она для вас удалась. Перед мероприятием сформулируйте вопросы, на которые вам в первую очередь нужны ответы, и подберите события, где их можно найти.
Большинство серьезных конференций сейчас многозальные, с параллельными сессиями. Заранее прочитайте программу, изучите список спикеров, тезисы и расписание кофе-брейков, если хотите с кем-то познакомиться. Доклады нужно распределить на несколько групп:
- обязательно присутствовать лично;
- желательно присутствовать лично;
- надо посмотреть онлайн;
- можно пропустить;
- доклады, где будет нужный человек;
- в этом году никак не успеть, но нужно сходить в следующем году.
Составьте расписание и спланируйте свои передвижения. Обязательно возьмите с собой визитки и подготовьте краткую справку о том, чем вы занимаетесь. Вы можете случайно столкнуться с полезным человеком в лифте или в очереди за кофе.
Выступайте сами
Если вас приглашают выступить, соглашайтесь. Для специалиста это большой вклад в имидж, уверенность в собственной компетенции. Сначала страшно, кажется, что вас хотят раскритиковать, доказать, что вы не правы. Но это не так. Люди пришли ради информации, а не в ожидании вашего позора. Хорошо, если выступление вызывает дискуссию или спор. Как раз такие выступления и запоминаются.
Конечно, спикером нужно учиться быть, до этого нужно дорасти. Но без практики вы им никогда не станете. Я встречала замечательных специалистов, которым очень сложно презентовать свою работу и делиться достижениями. Но всему можно научиться. Если у вас есть тема или идея для выступления, сами напишите в программный комитет и предложите свою кандидатуру. Это точно пойдет вам на пользу.
